Certificazioni di qualità: i termini sono importanti

Certificazioni di qualità: serve un po’ di chiarezza

Per i non addetti ai lavori del mondo della qualità, della normazione e della conformità, a volte si genera confusione sui termini utilizzati.

Vengono, infatti, usati in modo estemporaneo e impreciso termini come  “prassi di riferimento”, “certificazione di terza parte”, “schema proprietario” e “accreditamento”.

Eppure sono concetti che, sempre più spesso, incidono in modo concreto sulla competitività delle imprese, sulla qualificazione dei professionisti, sulla credibilità dei servizi e perfino sulla valutazione giudiziaria della diligenza organizzativa.

Il problema è che molti operatori incontrano questi termini in bandi, schemi di certificazione, offerte commerciali, documenti associativi o progetti di qualificazione professionale senza avere mai ricevuto una spiegazione lineare.

Il risultato è un equivoco ricorrente: si tende a mettere sullo stesso piano documenti molto diversi tra loro, oppure si attribuisce a ogni certificazione un valore automatico che, in realtà, cambia parecchio a seconda di come è costruito lo schema e di chi lo presidia.

Per orientarsi occorre partire da una distinzione fondamentale. Non tutto ciò che appare “tecnico” è una norma tecnica; non tutto ciò che viene chiamato “certificazione” ha lo stesso peso sul mercato; e non tutte le prassi hanno la medesima forza reputazionale, probatoria e commerciale.

La differenza, in larga misura, dipende dalla procedura con cui il documento è nato, dall’apertura o meno del processo, dalla terzietà dei soggetti che certificano e, soprattutto, dall’eventuale presenza dell’accreditamento.

Che cos’è davvero una prassi di riferimento?

Le Prassi di Riferimento UNI, indicate normalmente con la sigla UNI/PdR, sono documenti emanati dall’ente di normazione che introducono prescrizioni tecniche o modelli applicativi settoriali attraverso un processo più rapido rispetto a quello previsto per le norme tecniche in senso pieno. UNI le qualifica espressamente come documenti pre-normativi, pensati per rispondere in tempi brevi a esigenze del mercato e dell’innovazione, purché sull’argomento non esistano già norme o progetti di norma nazionali, europei o internazionali.

Il punto decisivo è proprio questo: la prassi di riferimento nasce dove il mercato sente il bisogno di regole condivise, ma il sistema della normazione non è ancora arrivato a una norma consolidata. In altre parole, la UNI/PdR non sostituisce la norma tecnica, bensì la anticipa, ne prepara il terreno e consente di far emergere uno “stato dell’arte” iniziale su temi innovativi,  modelli organizzativi sperimentali, protocolli applicativi o schemi di valutazione della conformità.

Si tratta, quindi, di uno strumento di straordinaria utilità pratica. Le prassi consentono di trasferire rapidamente nel mercato conoscenze, best practice, modelli operativi e soluzioni già sperimentate, ma ancora non maturate al punto da giustificare l’intero percorso della normazione ordinaria.

Per questa ragione UNI le considera un ponte tra innovazione e standardizzazione: sono abbastanza strutturate da offrire un riferimento comune, ma abbastanza snelle da nascere in tempi compatibili con i bisogni del mondo produttivo e professionale.

L’avvio del percorso per giungere alla pubblicazione non dipende da una decisione unilaterale di chi ha interesse economico diretto nel tema, ma da una richiesta formalizzata da soggetti rappresentativi di una collettività o di una filiera: associazioni, enti pubblici, organismi di certificazione, grandi committenze, università, istituzioni, reti d’impresa e altri soggetti ritenuti espressivi di interessi aggregati.

Dopo la proposta, UNI effettua una verifica preliminare per accertare che non vi siano norme o progetti di norma già esistenti sul medesimo argomento, coinvolge gli organi tecnici competenti, valuta il contesto legislativo e sottopone l’avvio dei lavori all’approvazione del proprio Consiglio Direttivo. Seguono la sottoscrizione di un accordo di collaborazione, la costituzione di un Tavolo Tecnico di esperti e la pubblicazione dell’avviso di avvio dei lavori.

Il documento, una volta elaborato dal Tavolo Tecnico, non viene pubblicato immediatamente. Prima passa da una consultazione pubblica aperta a tutti per almeno trenta giorni, nella quale operatori, professionisti, imprese e stakeholder possono formulare osservazioni e proposte.

Soltanto dopo l’analisi dei commenti, il raggiungimento del consenso nel Tavolo, l’approvazione del Consiglio Direttivo e la ratifica finale del Presidente UNI la prassi viene pubblicata.

Questo percorso spiega già molto del suo valore.

Una UNI/PdR non è semplicemente un testo tecnico: è un documento che, pur nascendo in forma pre-normativa, porta con sé un livello di trasparenza procedurale, confronto tecnico e controllo istituzionale che il mercato riconosce come garanzia di serietà.

Le PdR UNI non vanno confuse con le cosiddette  “prassi proprietarie” che sono, in genere disciplinari, protocolli, regolamenti, schemi di certificazione o modelli tecnici elaborati da un soggetto privato o da un gruppo ristretto di soggetti, che ne mantengono il controllo sostanziale.

Possono essere documenti ottimi, anche molto ben scritti e tecnicamente efficaci, ma restano regole costruite all’interno di un perimetro privato o consortile.

La UNI/PdR, invece, come già accennato, pur potendo derivare anche da pratiche già consolidate in forma privata, viene “portata fuori” da quella sfera e ricondotta a un sistema di condivisione pubblica regolato da UNI.

Lo stesso regolamento UNI prevede espressamente che le prassi possano svilupparsi anche a partire da protocolli per la gestione di marchi proprietari o da schemi di certificazione proprietari, ma il risultato finale cambia natura proprio perché viene incardinato in un processo formalizzato, trasparente e aperto alla consultazione del mercato.

Tutto ciò crea  un vantaggio che si traduce in reputazione, leggibilità commerciale, spendibilità professionale e capacità di fare sistema.

Poiché la UNI/PdR viene pubblicata da UNI ed è resa disponibile gratuitamente in formato elettronico sul catalogo dell’ente, essa entra molto più facilmente nella circolazione professionale, nei capitolati, nei disciplinari di filiera, nelle offerte commerciali, nei processi di qualificazione e nelle richieste della committenza.

In termini concreti, il mercato considera di più una prassi UNI non perché “più costosa” o più complessa da ottenere, ma perché il suo rilascio avviene all’interno di un sistema di controlli pubblicamente riconosciuto.

Questo la rende più forte nelle relazioni B2B, più spendibile nei bandi e più difendibile quando occorre dimostrare che la verifica non è stata improvvisata o costruita su basi fragili.

Schema Accredia e schema proprietario: stessa parola, peso diverso

Uno dei punti più delicati, e spesso meno compresi, riguarda la differenza tra certificazione rilasciata secondo uno schema sotto accreditamento e certificazione rilasciata secondo uno schema proprietario non accreditato. In entrambi i casi può esistere una verifica di terza parte, ma il perimetro di garanzia cambia in modo significativo.

Quando il certificato viene emesso da un organismo accreditato per quello specifico schema o per quel determinato riferimento normativo, il mercato sa che l’organismo è stato valutato da Accredia sotto il profilo della competenza, dell’imparzialità, della capacità organizzativa e del rispetto delle regole applicabili. Quando invece lo schema è solo proprietario e non risulta coperto da accreditamento, la qualità del certificato dipende soprattutto dalla reputazione dello schema owner e dall’affidabilità del singolo organismo che lo applica.

In termini semplici, la differenza è questa: nello schema proprietario non accreditato il mercato deve fidarsi del certificatore e del proprietario dello schema sulla base della loro credibilità; nello schema accreditato, oltre alla credibilità dei soggetti coinvolti, esiste una garanzia istituzionale ulteriore sul fatto che il certificatore sia stato a sua volta verificato da un ente terzo super partes.

È una differenza che non elimina il valore degli schemi proprietari, ma ne ridimensiona la forza comparativa.

Per questo la certificazione sotto accreditamento è normalmente più considerata in ambito professionale, commerciale e istituzionale. Non perché tutte le certificazioni non accreditate siano deboli, ma perché l’accreditamento riduce il rischio di autoreferenzialità, rafforza la tracciabilità del processo e offre al mercato un linguaggio comune di fiducia.

Quando una UNI/PdR diventa base per la certificazione

Quando una PdR definisce requisiti chiari, criteri verificabili, competenze attese o modelli applicativi sufficientemente strutturati, essa può costituire il riferimento per un sistema di certificazione di terza parte. Se poi quello schema viene portato sotto accreditamento, il valore del certificato cresce ulteriormente, perché non si limita a richiamare un documento tecnico riconoscibile, ma si innesta anche in un sistema di sorveglianza della competenza dell’organismo che certifica.

L’accreditamento, infatti, viene concesso da Accredia che l’Ente unico designato dal Governo italiano per attestare la competenza, l’indipendenza e l’imparzialità degli organismi di certificazione, ispezione e verifica di tutti quei soggetti che controllano la conformità di prodotti, servizi, sistemi e professionisti alle norme.

Sul piano giuridico occorre, tuttavia, evitare semplificazioni. Nessuna certificazione, da sola, sostituisce la legge, e nessun certificato può trasformarsi automaticamente in una prova assoluta di correttezza sostanziale.

Tuttavia, nella prassi applicativa e nella lettura del mercato, le certificazioni di terza parte accreditate tendono ad assumere un ruolo sempre più rilevante come indici qualificati di conformità tecnica, organizzativa e professionale.

La ragione è intuitiva. Quando un giudice, una pubblica amministrazione, una stazione appaltante o un committente devono valutare se un’organizzazione si sia dotata di un assetto conforme a regole riconoscibili, la presenza di una certificazione rilasciata da un organismo terzo e accreditato rappresenta un elemento che rafforza la credibilità dell’allegazione tecnica.

Non si tratta necessariamente di una prova definitiva, ma certamente di un indice molto più robusto rispetto a un’autodichiarazione o a un attestato emesso in un circuito chiuso e poco trasparente.

Proprio per questo, nella percezione giuridica e para-giuridica del mercato, la certificazione accreditata tende a pesare di più.

È meno esposta all’obiezione di autoreferenzialità, è più facilmente collocabile dentro il sistema della valutazione della conformità e si presenta come il risultato di una catena di verifiche nella quale il certificatore è a sua volta vigilato. In termini probatori, questa architettura conta molto.

Uno degli aspetti meno conosciuti, ma più importanti, riguarda la durata e il destino della prassi di riferimento.

UNI stabilisce che le UNI/PdR restino in vigore per un periodo non superiore a cinque anni. Entro questo termine possono essere trasformate in norma tecnica UNI, in specifica tecnica UNI/TS o in rapporto tecnico UNI/TR, oppure possono essere ritirate.

Il regolamento prevede inoltre che, al più tardi entro tre anni dalla pubblicazione, sia avviata un’indagine conoscitiva per verificare l’effettiva applicazione del documento e l’interesse del mercato alla sua trasformazione in norma.

Se l’interesse emerge, la Commissione Tecnica competente avvia i lavori di normazione utilizzando il testo della PdR come base di partenza; se invece il mercato non risponde o il tema non matura, la prassi resta in vigore fino alla scadenza e poi viene ritirata.

Questo meccanismo conferma la natura “ponte” della prassi di riferimento. La PdR non è un punto di arrivo, ma un banco di prova. Se funziona, se viene adottata, se genera applicazioni concrete e se il mercato la riconosce come utile, può diventare norma tecnica.

Se non attecchisce, esaurisce la propria funzione sperimentale.

La certificazione di terza parte non è un “bollino una tantum”

Un’altra domanda che spesso viene posta è sul tema dei controlli che vengono effettuati per verificare che l’organizzazione abbia i requisiti per mantenere la certificazione.

Dopo il rilascio iniziale  l’organizzazione entra in un ciclo di sorveglianza:

• ogni anno (o con la frequenza prevista dallo schema) l’organismo effettua audit di sorveglianza per verificare che i requisiti siano ancora rispettati;
• tipicamente ogni 3 anni si procede al rinnovo della certificazione, con una verifica più approfondita simile a quella iniziale.

Questo vale sia per schemi di sistema (es. ISO 9001, 14001, ecc.) sia per molte certificazioni su PdR o schemi proprietari: la logica è sempre quella del “mantenimento nel tempo”, non del controllo una sola volta.

Negli audit di sorveglianza l’organismo di certificazione:

• controlla che il sistema documentale sia aggiornato (procedure, manuali, istruzioni, registrazioni);
• verifica con interviste e campionamenti che i processi reali corrispondano a quanto è scritto nei documenti;
• esamina non conformità, azioni correttive, reclami, indicatori per vedere se l’organizzazione ha attivato davvero il ciclo di miglioramento;
• valuta eventuali cambiamenti organizzativi (fusioni, nuove sedi, nuovi servizi) che possano impattare sui requisiti della certificazione.

In alcuni schemi e settori regolati, le regole prevedono anche campionamenti, visite senza preavviso o percentuali minime di controlli su base annua, proprio per evitare che il sistema si “addormenti”.

Se durante le verifiche emergono problemi significativi, l’organismo può imporre azioni correttive con tempi precisi per la chiusura e,in caso di mancata risoluzione, può sospendere il certificato, e se le carenze persistono procedere alla revoca.

Come ultima annotazione credo sia importante prendere atto che il mondo della qualità è in forte espansione, noi professionisti possiamo stare alla finestra (anche se riguarda materie  che trattiamo) o scegliere di essere parte attiva con le nostre competenze,

L’Associazione nazionale professionisti Esperti d’Impresa (ANPEI), da me presieduta, ha avviato diversi progetti proprio per agevolare chi desidera approcciarsi a questa realtà , lavorando in modo trasversale e creando protocolli con enti di certificazione.