La tenuta e la conservazione dei documenti informatici

L’articolo 12-octies del D.L n.34/2019 , prevede che la tenuta di qualsiasi registro contabile con sistemi elettronici su qualsiasi supporto è, in ogni caso, considerata regolare in difetto di trascrizione su supporti cartacei nei termini di legge, se in sede di accesso, ispezione o verifica gli stessi risultano aggiornati sui predetti sistemi elettronici e vengono stampati a seguito della richiesta avanzata degli organi precedenti ed in loro presenza.

Questo è quanto è stato confermato dall’Agenzia delle Entrate nella risposta ad interpello n.236 pubblicata il 9/04/2021.

L’Agenzia delle Entrate ha affermato che l’obbligo di stampa cartacea può essere effettuato soltanto all’atto del controllo e su richiesta dell’organo precedente, già previsto limitatamente ai registri IVA, poi prosegue a tutti i registri contabili tenuti in via meccanizzata o elettronica.  Qui vorrei ricordare che, i documenti informatici rilevanti ai fini tributari, devono possedere le caratteristiche dell’immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità. Essi vengono conservati in modo tale che, siano rispettate le norme del codice civile, le disposizioni del codice dell’amministrazione digitale e delle relative regole tecniche e le altre norme tributarie riguardanti la corretta tenuta della contabilità. Siano consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione almeno al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita IVA, alla data o associazioni logiche di questi ultimi, laddove tali informazioni siano obbligatoriamente previste. Inoltre, il processo di conservazione dei documenti informatici termina con l’apposizione di un riferimento temporale opponibile a terzi sul pacchetto di archiviazione.

Per quanto concerne il processo di conservazione, l’Agenzia richiama l’articolo 5, comma 16 del D.L n 41/2021, il quale ha previsto con riferimento al periodo d’imposta in corso al 31 dicembre 2019, il processo di conservazione di cui all’articolo 3, comma 3, del decreto del Ministro dell’economia e delle finanze 17 giugno 2014, recante disposizioni sulle modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto, si considera tempestivo se effettuato, al più tardi , entro i tre mesi successivi al termine previsto dal D.L 10 n 357/94.

Angiola Cialone