Obbligo di PEC chiarimenti MIMIT

Obbligo di PEC chiarimenti MIMIT

 PEC  amministratori di società: la nota MIMIT fissa il perimetro  e chiarisce

La Legge di Bilancio 2025, in vigore dal 1° gennaio, ha previsto una novità per gli amministratori delle società, disponendo a loro carico l’estensione dell’obbligo di possedere un indirizzo di posta elettronica certificata (PEC),  come chiarito nell’ articolo pubblicato su economisti on line il 12 gennaio 2025 (PEC obbligatoria per gli amministratori di società dal 2025)
Il Ministero delle Imprese e del Made in Italy, con nota n. 43836 del 12 marzo 2025, ha fornito le prime indicazioni operative al riguardo, per garantire un’applicazione delle nuove disposizioni efficace e uniforme sul territorio nazionale.

Prime indicazioni

• Le imprese già costituite al 1° gennaio 2025, data di entrata in vigore della novità, hanno tempo fino al 30 giugno per adeguarsi.
• Le imprese costituite dopo il 1° gennaio 2025, o per quelle che, pur sulla base di un atto costitutivo di data antecedente, presentano la domanda di iscrizione dopo tale data, dovranno comunicare il domicilio digitale degli amministratori unitamente al deposito della domanda di iscrizione nel Registro delle Imprese.
• L’iscrizione del domicilio digitale e le sue successive eventuali variazioni sono esenti dall’imposta di bollo e dai diritti di segreteria.
• L’omissione dell’indicazione della PEC, in quanto elemento necessario per espressa previsione di legge, impedisce la positiva conclusione dell’iter istruttorio della domanda presentata. La Camera di Commercio dovrà dunque disporre la sospensione del procedimento, e assegnare all’impresa un congruo termine, comunque non superiore a trenta giorni, per l’integrazione del dato mancante. In caso di mancata regolarizzazione, l’ufficio procederà al rigetto della domanda.

L’obbligo di iscrizione nel Registro delle Imprese del domicilio digitale degli amministratori di imprese costituite in forma societaria è stato introdotto dalla legge n. 207 del 30 dicembre 2024 – Bilancio di previsione dello Stato per l’anno finanziario 2025 e bilancio pluriennale per il triennio 2025-2027.

Decorrenza dell’obbligo

L’obbligo di dotarsi di un domicilio digitale è entrato in vigore il 1° gennaio 2025. Esso riguarda tutte le nuove imprese costituite a partire da tale data, nonché quelle che presentano una domanda di iscrizione successivamente. Tuttavia, l’obbligo è stato esteso anche alle imprese già esistenti prima del 1° gennaio 2025, per garantire un’uniformità normativa e operativa.

Poiché la legge non ha previsto un termine specifico per l’adeguamento delle imprese già costituite, il Ministero ha individuato nel 30 giugno 2025 la scadenza entro cui tali imprese devono comunicare il domicilio digitale dei propri amministratori. Tale misura tiene conto della necessità di concedere un periodo di adeguamento ragionevole, considerando il numero elevato di imprese coinvolte e la possibile mancanza di consapevolezza rispetto all’obbligo.

 Soggetti obbligati:

le imprese

L’obbligo di comunicazione della PEC riguarda tutte le imprese costituite in forma societaria, sia di persone che di capitali. Sono escluse dall’obbligo le società semplici (salvo quelle che svolgono attività agricola) e le società di mutuo soccorso, in quanto non finalizzate allo svolgimento di attività commerciale. Allo stesso modo, ne sono esentati i consorzi e le società consortili, il cui ruolo è limitato alla gestione di specifiche fasi delle attività imprenditoriali dei soci.

Per quanto riguarda le reti di imprese, l’obbligo potrebbe applicarsi se la rete prevede un fondo patrimoniale comune e svolge attività commerciale con terzi, acquisendo soggettività giuridica autonoma. In questi casi, l’obbligo di PEC per gli amministratori potrebbe essere equiparato a quello delle società, ma saranno necessari ulteriori chiarimenti.

gli amministratori

L’obbligo riguarda tutti gli amministratori di società, indipendentemente dal loro ruolo specifico o dal potere di rappresentanza. La norma include:

• Gli amministratori unici e i membri dei consigli di amministrazione di società di capitali;
• I soci amministratori di società di persone;
• Gli accomandatari nelle società in accomandita semplice e per azioni;
• I liquidatori, sia nominati dai soci sia designati dal tribunale;
• I liquidatori di società sequestrate o confiscate;
• Gli amministratori giudiziari per  società di persone  sequestrate o confiscate;
• Gli amministratori giudiziari che ricoprono il ruolo di amministratori iure privatorum per aziende sequestrate o confiscate.

L’obbligo si estende anche ai liquidatori delle società, in quanto soggetti che gestiscono la fase conclusiva della vita dell’impresa. Essendo responsabili degli atti di amministrazione necessari alla chiusura dell’azienda, devono garantire continuità nelle comunicazioni ufficiali attraverso la PEC.

Inoltre, la normativa chiarisce che ogni amministratore deve essere identificato con una PEC personale distinta, non potendo utilizzare quella della società. Nel caso di più amministratori per la stessa impresa, ciascuno deve avere un indirizzo PEC registrato nel Registro delle Imprese.

L’obiettivo della normativa è garantire un sistema di comunicazione tracciabile e sicuro tra il sistema pubblico e gli amministratori delle società, uniformando l’uso della PEC in tutti i contesti societari.

Indirizzi di posta elettronica certificata ammessi

La normativa non pone specifiche limitazioni riguardo alla tipologia di PEC che gli amministratori devono comunicare. Tuttavia, per garantire maggiore chiarezza e trasparenza, è preferibile che ogni amministratore utilizzi un indirizzo PEC distinto da quello della società. L’obiettivo è assicurare un canale di comunicazione diretto con gli amministratori, evitando possibili confusioni nella gestione delle comunicazioni ufficiali.

In passato, alcune imprese hanno comunicato lo stesso indirizzo PEC per la società e per gli amministratori. Tuttavia, una direttiva ministeriale del 22 maggio 2015, adottata in collaborazione con il Ministero della Giustizia, ha stabilito che l’indirizzo PEC dell’impresa deve essere di esclusiva titolarità della società. Pertanto, le imprese che finora hanno usato un unico indirizzo per entrambe le finalità dovranno regolarizzare la situazione entro il 30 giugno 2025.

Nel caso di amministratori che ricoprono incarichi in più società, la normativa consente loro di scegliere se utilizzare un unico indirizzo PEC per tutte le cariche o dotarsi di più indirizzi distinti. Non vi sono restrizioni normative che impongano la diversificazione degli indirizzi in tali situazioni.

Comunicazione e aggiornamento indirizzo pec

Le imprese di nuova costituzione dal 1° gennaio 2025, o quelle che presentano domanda di iscrizione dopo tale data, devono comunicare il domicilio digitale degli amministratori al momento del deposito della domanda di iscrizione nel Registro delle Imprese.

Per le società già esistenti prima del 1° gennaio 2025, il termine ultimo per adempiere a questa obbligazione è fissato al 30 giugno 2025. Tuttavia, se prima di questa data interviene la nomina o il rinnovo di un amministratore, oppure la nomina di un liquidatore, la comunicazione dell’indirizzo PEC deve avvenire contestualmente a tale evento.

Le imprese devono quindi monitorare con attenzione ogni modifica della governance societaria e assicurarsi che l’informazione relativa al domicilio digitale degli amministratori sia aggiornata tempestivamente, al fine di evitare la sospensione delle pratiche di iscrizione o eventuali sanzioni per inadempimento.

Esenzione Diritti di segreteria e imposta di bollo

L’obbligo di comunicazione del domicilio digitale degli amministratori nel Registro delle Imprese si allinea a quello già previsto per le imprese. La normativa prevede che l’iscrizione e le eventuali variazioni del domicilio digitale siano esenti dall’imposta di bollo e dai diritti di segreteria, come stabilito dall’articolo 16, comma 6, del decreto-legge n. 185 del 2008.

Sebbene la norma faccia esplicito riferimento solo all’iscrizione della PEC dell’impresa, si ritiene che lo stesso principio debba applicarsi anche agli amministratori. Tale interpretazione evita disparità di trattamento tra le diverse tipologie di iscrizioni e garantisce coerenza nell’applicazione della norma.

Tuttavia, se la comunicazione o la modifica della PEC dell’amministratore avviene insieme a una domanda di iscrizione o al deposito di un atto, come la nomina o il rinnovo di un amministratore, si applicheranno i normali diritti di segreteria previsti per tali adempimenti.

Mancato adempimento e sanzioni

La comunicazione della PEC degli amministratori è un obbligo normativo per tutte le imprese rientranti nel perimetro applicativo della disposizione. L’assenza di questo dato nella domanda di iscrizione o nelle comunicazioni successive impedisce la conclusione dell’iter istruttorio, comportando la sospensione della pratica da parte della Camera di Commercio.

In tali casi, l’impresa sarà invitata a integrare l’informazione entro un termine massimo di 30 giorni. Trascorso tale periodo senza regolarizzazione, la domanda sarà respinta.

Sul piano sanzionatorio, la normativa non introduce specifiche sanzioni per la mancata comunicazione della PEC degli amministratori. Tuttavia, si applica la disciplina generale prevista dall’articolo 2630 del codice civile, che prevede una sanzione amministrativa pecuniaria da 103 euro a 1.032 euro per chiunque ometta di effettuare, nei termini previsti, denunce, comunicazioni o depositi presso il Registro delle Imprese.

È prevista una riduzione della sanzione a un terzo dell’importo minimo nel caso in cui l’adempimento venga effettuato entro i 30 giorni successivi alla scadenza del termine previsto dalla legge.

 L’introduzione dell’obbligo di PEC per gli amministratori di società si inserisce nel più ampio percorso di digitalizzazione del sistema imprenditoriale e delle comunicazioni con la Pubblica Amministrazione. Questa misura punta a garantire maggiore trasparenza, sicurezza e tracciabilità nelle comunicazioni ufficiali, uniformando l’uso del domicilio digitale nelle imprese italiane.

La normativa prevede un periodo transitorio per le imprese già costituite, che dovranno regolarizzarsi entro il 30 giugno 2025, mentre per le nuove società l’obbligo è immediato.

L’attuazione efficace della norma richiede un’adeguata informazione e supporto da parte delle Camere di Commercio, affinché le imprese possano conformarsi senza difficoltà agli adempimenti richiesti.

Si invita il Ministero delle Imprese e del Made in Italy ad  eventuali ulteriori chiarimenti operativi  per agevolare l’applicazione della norma ed evitare criticità interpretative o burocratiche.

Questo il link per scaricare il documento MIMIT del 12.03.2025