PEC obbligatoria per gli amministratori di società dal 2025

PEC obbligatoria per gli amministratori di società dal 2025

PEC obbligatoria per gli amministratori di società dal 2025: una nuova frontiera della digitalizzazione

Dal 1° gennaio 2025 è  entrato in vigore un obbligo che rappresenta un ulteriore passo verso la digitalizzazione delle comunicazioni tra il sistema imprenditoriale italiano e la pubblica amministrazione: gli amministratori delle società sono tenuti a dotarsi di un domicilio digitale, identificato con un indirizzo di posta elettronica certificata (PEC).

Novità della Legge di Bilancio 2025

La Legge di Bilancio 2025 introduce, tramite il comma 860 dell’articolo unico, un’importante novità: dal 1° gennaio 2025, gli amministratori di società (sia di persone che di capitali) costituite da tale data dovranno dotarsi di un indirizzo PEC personale. Questo obbligo si aggiunge a quello, già esistente, per le imprese di pubblicare la propria PEC nel Registro delle Imprese.

Perché questa novità?

Secondo il Servizio Studi del Senato, l’obbligo nasce con l’intento di garantire una comunicazione ufficiale, tracciabile e sicura tra le imprese e la Pubblica Amministrazione. Inoltre, l’estensione dell’obbligo mira a uniformare l’uso della PEC tra tutte le tipologie di imprese, favorendo l’integrazione digitale a livello nazionale.

La base normativa

L’articolo 1, comma 860, della Legge di Bilancio 2025 (L. 207/2024) ha modificato il decreto-legge 179/2012, estendendo l’obbligo di possedere un indirizzo PEC agli amministratori delle imprese costituite in forma societaria. Già dal 2020, le società e le imprese individuali sono obbligate a comunicare il proprio domicilio digitale al registro delle imprese. Ora, questo vincolo si amplia anche agli amministratori, con l’obiettivo di garantire una comunicazione ufficiale, sicura e tracciabile.

Le finalità dell’obbligo

L’introduzione della PEC per gli amministratori mira a rafforzare la trasparenza e l’efficienza nella gestione delle comunicazioni ufficiali. La PEC consente infatti di inviare e ricevere messaggi con valore legale equivalente a una raccomandata con ricevuta di ritorno, garantendo la tracciabilità e l’integrità dei contenuti.

L’estensione dell’obbligo si inserisce in un quadro più ampio di digitalizzazione dei procedimenti amministrativi e di uniformazione delle pratiche digitali tra società, imprese individuali e pubblica amministrazione.

Applicazione pratica

L’obbligo di indicare il domicilio digitale degli amministratori si applicherà alle domande di iscrizione al registro delle imprese presentate a partire dal 1° gennaio 2025. Sarà necessario fornire l’indirizzo PEC nelle seguenti casistiche:

• Iscrizione della nomina di amministratori o liquidatori, sia contestualmente all’atto costitutivo sia in occasione di rinnovi o variazioni dell’organo amministrativo.
• Iscrizione di atti costitutivi o modifiche di patti sociali che comportino la nomina di nuovi soci amministratori, soci accomandatari o liquidatori.

Le pratiche carenti dell’indicazione del domicilio digitale saranno sospese per permettere la regolarizzazione ed evitare il rifiuto dell’iscrizione.

Ambiti di applicazione e criticità

L’obbligo riguarda tutti gli amministratori delle società, indipendentemente dal potere di rappresentanza. Questo include:

• Gli amministratori di società di capitali
• I soci amministratori di società in nome collettivo e semplici
• Gli accomandatari delle società in accomandita semplice e per azioni
• I Liquidatori nominati per le società sopra indicate
• I Liquidatori di società sequestrate o confiscate all’ atto della messa in liquidazione
• Gli amministratori giudiziari che ricoprono il ruolo di amministratori iure privatorum per aziende sequestrate o confiscate.

Gli amministratori già titolari di un indirizzo PEC potranno comunicare quello esistente al registro delle imprese oppure  crearne uno nuovo. L’obbligo si applica alle società che presentano domanda di prima iscrizione al registro delle imprese a partire dal 1° gennaio 2025; non è ancora chiaro se coinvolgerà anche gli amministratori di società già esistenti.

Questo adempimento riguarda anche le aziende sequestrate e confiscate, quando vengono sostituiti gli amministratori e quando con assemblea straordinaria vengono  nominati i liquidatori. L’obbligo si estende, inoltre, ai casi di sequestro di società di persone, anche per queste procedure occorrerà comunicare  un indirizzo PEC dell’ Amministratore Giudiziario a partire dal 1° gennaio 2025.

Cosa prevede la normativa?

• PEC obbligatoria per gli amministratori: Ogni amministratore di una società costituita dal 1° gennaio 2025 dovrà avere un proprio indirizzo PEC personale, diverso da quello dell’azienda.
• Iscrizione al Registro delle Imprese: Gli indirizzi PEC degli amministratori dovranno essere comunicati e registrati presso il Registro delle Imprese.
• Sanzioni: Anche se per questo nuovo obbligo non sono state definite sanzioni specifiche, la mancata comunicazione della PEC da parte delle società prevede già una multa amministrativa, come di seguito indicato.

Quali adempimenti devono essere svolti?

• Amministratori di nuove società: Chi assume il ruolo di amministratore in una società costituita dal 1° gennaio 2025 deve attivare una PEC personale e comunicare l’indirizzo al Registro delle Imprese.
• Verifica delle PEC attive: Le società devono assicurarsi che le proprie PEC e quelle dei propri amministratori siano valide e attive per evitare cancellazioni d’ufficio o assegnazioni automatiche da parte delle Camere di Commercio.

Approfondimento normativo

L’obbligo di PEC per gli amministratori è stato introdotto con un’aggiunta al comma 1 dell’articolo 5 del Decreto Legge 179/2012, che già prevedeva l’obbligo di domicilio digitale per le imprese individuali. Il nuovo testo stabilisce che l’obbligo si estende “nonché agli amministratori di imprese costituite in forma societaria.”

La PEC come domicilio digitale

Il domicilio digitale, introdotto dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD), è l’indirizzo PEC che rappresenta il recapito ufficiale di un soggetto, equivalente al domicilio fisico per le comunicazioni con valore legale. Questo obbligo garantisce che le comunicazioni tra imprese e pubbliche amministrazioni avvengano in modo tracciabile e sicuro.

Dubbi applicativi

• Numero di PEC necessarie: Gli amministratori di più società devono attivare un indirizzo PEC per ciascun ruolo o possono utilizzare un unico indirizzo? La normativa lascia spazio a interpretazioni, ma sembra prevalere l’idea che ogni incarico richieda una PEC dedicata.
• Validità retroattiva: L’obbligo è applicabile solo alle società costituite dal 2025 o include anche quelle precedenti? Il testo della norma non specifica limiti temporali, suggerendo una potenziale applicazione generalizzata.

Sanzioni

La mancata comunicazione comporta una sanzione amministrativa come previsto dall’art. 2630 del codice civile, in misura raddoppiata per le società (cioè da 206 a 2.064 €; se si paga entro 60 giorni dalla contestazione della violazione l’importo è di 412 €), e come indicato dall’art. 2194 del codice civile, in misura triplicata per le imprese individuali (cioè da 30 a 1.548 €, se si paga entro 60 giorni dalla contestazione della violazione l’importo è di 60 €), il doppio rispetto a quanto previsto dall’articolo 2630 del Regio Decreto 16 marzo 1942, n. 262. È dunque fondamentale rispettare l’obbligo per evitare penalità economiche significative.

Sfide e criticità

L’introduzione di questo obbligo ha sollevato alcune perplessità. In particolare:

• Sovrapposizione tra domicili digitali: La coesistenza del domicilio telematico della società e di quello individuale degli amministratori potrebbe generare confusione.
• Rischi tecnici: La gestione di caselle PEC, come il rischio di saturazione o mancato rinnovo, potrebbe creare inefficienze.
• Chiarimenti normativi: Non sono ancora definite le sanzioni per eventuali inadempimenti da parte degli amministratori, mentre le società e le imprese individuali sono già soggette a penalità in caso di mancato adempimento.

Sebbene la finalità della norma sia condivisibile, il rischio è che il nuovo obbligo si traduca in un adempimento burocratico più che in un effettivo strumento di efficienza. Sarà fondamentale monitorare l’emanazione di disposizioni applicative che chiariscano gli aspetti ancora incerti e supportino una corretta implementazione della misura.

La digitalizzazione dei procedimenti amministrativi è un obiettivo prioritario per il Paese, ma la sua efficacia dipenderà dalla capacità del legislatore di bilanciare innovazione e semplificazione normativa.